Studi Kasus SysAdmin

Studi Kasus Tentang SysAdmin Dalam Perusahaan Logistik

PT. Elang Jawa merupakan perusahaan yang bergerak dibidang logistik meliputi beberapa departemen yaitu IT, Logistik, Packing, Finance, Marketing dan HRD. Masing-masing departemen memiliki tanggung jawab yang berbeda-beda, dan dijelaskan sebagai berikut.

·      IT

1.    Memonitor dukungan infrastruktur TI (hardware dan peralatan), termasuk perawatan pencegahan (Antivirus perlindungan, garansi renewal), Troubleshooting (PC dan LAN), Server dan jalur komunikasi (PABX), dalam rangka untuk memastikan infrastruktur TI di semua kantor sedang bekerja dengan benar dan efektif.

2.    Memonitor dukungan sistem TI, termasuk instalasi perangkat lunak, pemeliharaan (lisensi pembaruan) dan Troubleshooting, dalam rangka untuk memastikan sistem di semua kantor bekerja dengan baik dan efektif.

3.    Memonitor dukungan pada manajemen pengguna, pengarsipan dan pengelolaan data (ID pengguna dan sandi, data backup dan perlindungan), dalam rangka untuk memastikan semua sistem dan data bekerja dalam standar keamanan.

4.    Mengembangkan dan memelihara hubungan yang berkelanjutan dengan pemeliharaan hardware dan software vendor, dalam rangka untuk memastikan dapat diandalkan mendukung dalam hal masalah IT dan pemeliharaan.

5.    Memberikan pembinaan internal, mentoring dan pelatihan untuk semua pengguna di Perusahaan yang terkait mengenai hal-hal terkait TI, dalam rangka untuk memastikan transfer pengetahuan IT bagi semua pengguna.

Oleh karena itu seorang SysAdmin harus terlebih dahulu melakukan analisa kepada departemen IT untuk menentukan spesifikasi hardware dan software yang akan digunakan, dan menentukan hak akses user (privilege).

·      Logistik

1.    Menyusun, bersama-sama dengan Penanggungjawab Logistik di semua area, kebijakan dan strategi logistik perusahaan untuk menjadi acuan dalam pengelolaan logistik dalam menunjang pengadaan kebutuhan barang di setiap tempat.

2.    Menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur penyediaan, pengadaan, dan pengiriman barang sedemikian rupa agar alokasi barang di setiap tempat dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu.

3.    Mengumpulkan informasi tingkat persediaan (stock level) di setiap tempat, melakukan stock opname secara berkala dan menganalisa jumlah dan jenis persediaan barang di gudang untuk mengontrol akurasi data persediaan dan tingkat persediaan yang sehat di setiap tempat.

4.    Merencanakan dan mengkoordinasikan pengiriman barang dari pemasok dan atau gudang, termasuk menentukan ekspedisi dan rute, untuk memastikan pengiriman dilakukan dengan tepat waktu dan efisien, serta barang diterima oleh setiap cabang sesuai dengan yang telah ditentukan.

5.    Menerima dan memproses permintaan barang dari setiap tempat, dan mengontrol pengiriman barang dari pemasok (supplier) agar barang dapat diterima oleh gudang, sesuai dengan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan.

6.    Menyusun anggaran biaya logistik dan menjaga agar kegiatan operasional dapat berjalan dengan efisien dan efektif sesuai anggaran yang telah dialokasikan.

Dalam departemen ini seorang SysAdmin bertanggung jawab untuk membagi hak akses user.

·       Packing

Departemen packing mempunyai tugas dalam hal melakukan packing barang-barang atau produk perusahaan, baik proses yang dilakukan melalui proses packing otomatis maupun otomatis manual. Dalam hal ini seorang SysAdmin harus menganalisa kebutuhan hardware dan software yang akan digunakan.

·      Keuangan

1.    Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang.

2.    Membuat , mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu.

3.    Menerima, memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu.

4.    Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan dan ketersediaan kas kecil yang efektif.

5.    Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran.

6.    Memeriksa laporan rekonsiliasi untuk memastikan data terinput dengan benar

7.    Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.

8.    Melakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat ada/tidaknya selisih jumlah barang di gudang dan catatan di keuangan.

Dalam departemen keuangan seorang SysAdmin harus memperhatikan masalah hak akses user (privilege).

·      Marketing

1.    Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan.

2.    Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal.

3.    Memonitor jumlah stock seluruh Dept. Sales & Marketing untuk memastikan umur stock perusahaan tidak melebihi target yang telah ditentukan.

4.    Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dg target yang ditentukan.

5.    Menganalisa dan memberikan arah pengembangan design & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar.

6.    Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan.

7.    Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal.

Dalam departemen ini SysAdmin tidak terlalu repot untuk mengurusi akan spesifikasi hardware dan software, serta hak aksesnya yang biasa-biasa saja.

·      HRD

1.    Menyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM di perusahaan berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek yang telah ditetapkan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku agar diperoleh SDM dengan kinerja, kapabilitas dan kompetensi yang sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

2.    Menyusun rencana kerja dan anggaran bagiannya sesuai dengan strategi, kebijakan dan sistem SDM yang telah ditetapkan untuk memastikan tercapainya sasaran bagian SDM.

3.    Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM di seluruh perusahaan untuk memastikan semuanya sesuai dengan strategi, kebijakan, sistem dan rencana kerja yang telah disusun.

4.    Mengkoordinasikan dan mengontrol anggaran bagian SDM agar digunakan dengan efektif dan efisien sesuai dengan rencana kerja.

5.    Mengarahkan, menganalisa dan mengelola praktek dan prosedur remunerasi untuk memastikan paket remunerasi yang ditetapkan perusahaan kompetitif, sejalan dengan praktek industri, sesuai kemampuan finansial perusahaan dan adil secara internal.

6.    Mengkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan program pelatihan dan pengembangan, termasuk identifikasi kebutuhan pelatihan dan evaluasi pelatihan, untuk memastikan tercapainya target tingkat kemampuan dan kompetensi setiap karyawan.

7.    Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan organisasi, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi untuk memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan permintaan dan kualifikasi yang diinginkan dalam jangka waktu yang telah disepakati.

8.    Menyusun sistem manajemen kinerja, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan siklus manajemen kinerja, mulai dari perencanaan, pembimbingan, sampai dengan penilaian kinerja, untuk memastikan tercapainya target kinerja individu, unit, maupun perusahaan.

9.    Mengelola dan mengontrol aktifitas administrasi kantor, kepersonaliaan, dan sistem informasi SDM untuk memastikan tersedianya dukungan yang optimal bagi kelancaran operasional perusahaan.

Seorang SysAdmin di departemen ini harus menganalisa kebutuhan hardware dan software yang akan digunakan. Sedangkan masalah hak aksesnya diberikan hak akses yang biasa-biasa saja.